Tahap 1 : membuat PR (Purchase
Request)
Form ini diterbitkan dari departemen yang membutuhkan
pembelian barang kemudian diserahkan ke departemen purchasing/procurement/pengadaan/pembelian. Tahap 2 : membuat RFQ (Request for Quotation) atau meminta Quotation / Penawaran
Setelah PR diterima oleh tim purchasing/procurement/pengadaan/pembelian, mereka lalu mencari vendor-vendor yang terkait dengan barang yang ingin dibeli, untuk kemudian masing-masing vendor akan dikirimkan form RFQ untuk diisi oleh vendor. RFQ ini sendiri tentunya berisikan daftar barang yang ingin dibeli (yang terkait dengan vendor tersebut), kemudian form isian untuk vendor menuliskan harga barang, dikenakan PPN/tidak, dsb. Ada beberapa perusahaan yang tidak memakai RFQ dan biasanya menelfon vendor langsung untuk menyebutkan barang yang ingin mereka beli dan meminta vendor (melalui telfon atau meminta vendor datang atau datang ke tempat vendor) untuk mengirimkan quotation mereka masing-masing.
Tahap 3 : Seleksi atas quotation
Ini sangat-sangat tergantung berbagai macam hal, ada
perusahaan yang hanya melihat penawaran/ quotation terendah, ada
yang mengundang vendor-vendor untuk datang dan masing-masing akan dinego
secara langsung, dsb. untuk kemudian akan dipilih salah satu vendor yang
dianggap layak digunakan jasanya.
Tahap 4 : membuat PO (Purchase
Order) / WO (Work Order) / SPK (Surat Perintah Kerja)
Ssetelah memilih vendor, perusahaan akan menerbitkan
PO/WO/SPK dan akan dikirimkan kepada vendor pemenang sebagai tanda bukti
bahwa perusahaan menyetujui untuk membeli barang di vendor terpilih dengan
nilai yang tertera pada quotation, dan juga termin pembayaran
perusahaan.
Tahap 5 : meminta Invoice / Faktur
penagihan
Setelah barang / pekerjaan diselesaikan atau diterima
oleh perusahaan, vendor akan menyerahkan Invoice/faktur, atau ada beberapa
yang hanya membutuhkan kwitansi dimana biasanya semuanya disertai materai Rp6000
Tahap 6 : pembayaran
Pembayaran dilakukan sesuai termin yang disepakati
(biasanya tertera di PO), entah itu dengan cicilan, bayar lunas, bayar 2
minggu setelah barang diterima, sebulan setelah barang diterima, dsb
tergantung kesepakatan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar